Hay datos obligatorios para las facturas. Pero también obligaciones registrales o casuísticas especiales a tener en cuenta.

Los profesionales autónomos pueden rebajar la cantidad de IVA que deben abonar a Hacienda. Para ello, existe la opción de deducir la cantidad correspondiente de este impuesto en las facturas que reciben al adquirir bienes y servicios para su actividad.

Condiciones generales en una factura

Para que una factura de un gasto relacionado con la actividad sea deducible en el IVA debe contener: el NIF, nombre y apellidos o la denominación social del emisor de la factura.

También debe tener los datos fiscales del receptor, así como la base imponible de la factura y la cuota de IVA correspondiente, claramente diferenciadas.

En muchas ocasiones, los autónomos reciben facturas simplificadas o tiquet, que no siempre cuentan con esta información. Especialmente la del receptor, que es quien luego tratará de deducir este IVA. Ten en cuenta que la Agencia Tributaria no va a aceptar una factura que no tenga dicha información, por lo que necesitarás que te emitan una factura completa.

Aquí podemos encontrarnos con una de las primeras situaciones menos comunes. ¿Qué ocurre si quien me envía la factura lo hace incorrectamente o los datos no son correctos? En ese caso, debemos solicitar al emisor que lo cambie. Importante en esta circunstancia que el IVA de esa factura sólo será deducible a partir del momento en el que nos la envíe rectificada. No previamente, pues la anterior no se considerará válida.

¿Cuánto tiempo tengo para deducir?

Al contrario de lo que se suele pensar, los autónomos no tienen por qué deducir la factura en el momento en el que la reciban. Si por alguna circunstancia hay que hacerlo a posteriori, tenemos hasta cuatro años para incluir su cuota de IVA en el apartado de deducibles de nuestra contabilidad.

¿Cuándo tengo que presentar las liquidaciones de IVA de esas facturas?

La mayoría de los autónomos ajustan su IVA con Hacienda trimestralmente. En estos casos, los profesionales tienen cuatro fechas al año en las que deben presentar las autoliquidaciones de IVA. En ellas, se ajusta el IVA de sus facturas emitidas con las de las recibidas que sean deducibles, mediante la presentación del modelo 303.

Este documento determinará una cantidad a ingresar a la Agencia Tributaria, en las siguientes fechas:

– Para las facturas recibidas en el primer trimestre del año se presentará el modelo entre el 1 y 20 de abril.

– Para las del segundo trimestre, del 1 al 20 de julio.

– Para las del tercer trimestre, del 1 al 20 de octubre.

– Para las del cuatro trimestre tendremos hasta el 31 de enero del año siguiente.

En el caso de que el último día mencionado sea festivo, los autónomos pueden presentar el documento el siguiente día laborable del calendario.

No tengo facturas en el trimestre. ¿Tengo que presentarlo?

Sí. Hacienda ha informado en diversas ocasiones que la inactividad en cuanto a emisión o recepción de facturas no exime al autónomo de tener que presentar igualmente esta autoliquidación trimestral. Sólo en el caso de darse de baja como profesional por cuenta propia se permitiría esta opción.

Pero mientras se esté dado de alta habrá que presentarlo, aunque el resultado sea cero. De hecho, lo que debemos hacer en este caso es marcar la casilla: ‘Sin actividad’.

¿Y si es una factura de un bien adquirido por varios autónomos?

En esta circunstancia, será necesario que en la factura se aclaren los conceptos de IVA que se aplican a cada uno de los compradores. Sólo de este modo, cada uno de los compradores podrá deducir esta factura por separado.

Las facturas válidas: ¿cómo las registro?

Los autónomos tienen que llevar libros de registro de IVA, en el que deben rellenarse los siguientes campos:

– Número de recepción

– Fecha de la recepción de la factura

– Fecha de la operación si fuera diferente

– El NIF de quien ha emitido la factura

– El nombre o razón social del emisor de la factura

En lo que a cantidades de cada factura se refiere, deben registrarse del siguiente modo:

– Base imponible de la factura (cantidad antes de impuestos)

– Tipo de IVA que procede. Recordemos que no todos los productos tienen un 21% de IVA. Normalmente el emisor, al conocer en qué tipo de IVA se encuadra su actividad, ya aplica el que le corresponde

– Cuota de IVA soportada

– Cuota de IVA deducible. No todas las facturas pueden deducirse el IVA en su totalidad.

– Total de la factura (base imponible + IVA)

Este último punto, aunque parece lógico, es muy importante para Hacienda. La columna de ‘Total factura’ siempre debe coincidir al 100% con la suma de las columnas ‘Base imponible’ y ‘Cuota de IVA soportada’. De no ser así el documento no será correcto.

Fuente: Cincodías.com